第五章 管理信息的存贮与利用
(一)信息存贮的意义
1.(1)信息存贮的含义;是指将有查考价值的文件、图像、数据、统计报表、档案资料的等信息，输入电子计算机终端设备，存放起来，以备随时调出使用。简单的说，就是建立信息库。
(2)信息库存贮的特征。
①原始依据性;②咨询性;③可收藏性。
2.信息存贮的重要意义。
(1)有利于增大信息资源的拥有量。(2)有利于集中管理信息资料。(3)有利于开发高层次的管理信息。(4)有利于充分利用信息资源，提高管理工作的效率。
(二)信息存贮的要求
认真筛选，要有价值。
方便利用，科学系统。主要应做到集中化;有序化;科学化;实用性。
存贮手段逐步实现现在化。
(三)信息存贮的方法
1.(1)信息存贮的主要方法;①传统存贮法;②计算机存贮法。
(2)信息资料编码;常称为编号，又叫编排目录，就是用统一的符号或代码替代各式各样的信息资料。
(3)顺序编码法;就是只用一个标准对信息资料进行顺序排列编码的方法。
(4)分类编码法;即首先对入藏的信息资料进行分类，并对每一类编以号码，一般用字母号码，然后对各种资料用素质编码。
(5)区间编码法;这是以一定的数字来表示某一类信息资料的方法。
(6)十进制编码法。它是利用阿拉伯数字的十进位数，按后继数字来分别信息资料的大小类，进行单独的编码。
2.(1)信息存贮的主要步骤;
信息存贮的准备。
信息资料的登记。
信息资料的编码。
信息资料的存放排列。
(2)信息存贮准备的主要因素;
①存贮的物理介质;②存贮的物质条件;③存贮的保密性能;④设计好合理的存贮程序，避免繁琐，杂乱;⑤信息资料的积累准备。
(3)信息资料的编码原则。
①逻辑性原则。②简便性原则。③通用性原则。④扩展性原则。
3.(1)信息存贮的基本要求;
对存贮的信息资料，应当定期或不定期地进行清查，及时发现缺点和问题，予以弥补和调整，保证信息资料的完整、有序和安全。随着时间的推移，还要不断剔除已经失去保存价值的信息资料，使存贮的信息资料更具有使用价值。
(2)信息资料存放的主要方法。
①按登记的编码顺序排列。一是以信息资料的登记号为排列标志，依顺序存放;二是以信息资料的分类号为排列标志，依顺序存放。
②按信息资料的来源排列。可以按照正式渠道信息和非正式渠道信息、组织内部信息和组织外部信息等交互分类后规定一定顺序来进行存放。
③按信息资料的内容排列。
④按信息资料的形式排列。
(四)信息利用的意义
1.信息利用的含义。
所谓信息利用就是指的是将信息工作机构收集、处理、存贮的信息资源提供给领导和领导机关，以满足其信息服务需求的过程，这是信息管理过程的最后一个环节。信息利用就是信息服务。
2.信息利用有利于决策的成功率。
决策是一个信息加工和再生产过程，而信息资源的传递和利用则决定着该过程的“原料”(即信息资源)供给，从而间接地决定决策的成功率。这也是信息利用的最终目的。
3.信息利用的重要意义。
(1)有利于实现信息的价值，促进社会生产力的提高。
(2)有利于实现信息的增值和信息资源共享。
(3)有利于各级组织决策的成功率的提高。
(五)信息利用的方式与途径
1.(1)动态型信息;它所反映的是某项工作、活动或事件的发生、发展和变化，重在说明已经发生或正在发生的客观情况。
(2)经验型信息;它所反映的是一个地区、一个部门、一个单位某一方面、某项工作重要经验的信息，它侧重于对事物发展规律性的认识和探索，对事物本质作深刻的揭示。
(3)信息刊物。是各级管理机关信息的主要载体。
2.(1)信息选题的基本方法;
①适时出新法。②发掘个性法。③冷热并重法。④跟踪领导法。⑤纵横结合法。⑥喜忧兼报法。⑦上下辅助法。
(2)信息编写的主要类型及要求。
①动态型信息：必须做到，信息内容准确无误，信息标题简洁新颖，信息快写快报。
②问题性信息：一要反映问题发生的真实面目，一是一，二是二，不夸大，不缩小，不添油加醋，不道听途说，不背离事实，更不弄虚作假，要准确、客观、清晰地勾勒出问题、事件和真实面貌，还需要用朴实、简练的语言表达事件的起因、过程和现状，不搞刻意雕饰，不追求辞藻的华丽、修饰的完美。
二是对于已经发生的问题，要写明问题的原因，已经造成的结果或影响，以及有关部门正在解决的情况，也可加上处理问题的建议;对于可能或将要发生的问题，要写清楚发生问题的原因，趋势以及可能造成的后果影响，还可加上避免发生问题的建议。
三是要快写快发。
③经验型信息：一要编写者本身应具备较高的思想水平和观察分析问题的能力，既要知晓上级部门领导的工作意图，又要熟悉本地区，本单位工作存在的问题，要善于积累，勤于思考，深挖掘，精加工。
二要提炼，一方面要对信息内容进行提炼，提炼出有价值的东西。另一方面要对主题提炼，使主旨清楚，中心突出。
三是写作重点应放在写出这一经验的针对性前提，采取的做法和已经取得的效果。
④建议型信息：遵循前面三类信息的一般编写要求外，重点要写明建议的针对性或目的，建议采取的措施和方法，以及采取此项目建议后可以解决的问题等，写得具体明白，便于领导参考利用。
3.信息刊物不同于简报的鲜明特点。
①篇幅短。②文字精。③内容新。④间隔小。
4.问题型信息和经验型信息的编写方法与要求。
问题型信息的编写必须做到：一要反映问题发生的真实面目，一是一，二是二，不夸大，不缩小，不添油加醋，不道听途说，不背离事实，更不弄虚作假，要准确、客观、清晰地勾勒出问题、事件和真实面貌，还需要用朴实、简练的语言表达事件的起因、过程和现状，不搞刻意雕饰，不追求辞藻的华丽、修饰的完美。
二是对于已经发生的问题，要写明问题的原因，已经造成的结果或影响，以及有关部门正在解决的情况，也可加上处理问题的建议;对于可能或将要发生的问题，要写清楚发生问题的原因，趋势以及可能造成的后果影响，还可加上避免发生问题的建议。
三是要快写快发。
经验型信息的编写必须做到：一要编写者本身应具备较高的思想水平和观察分析问题的能力，既要知晓上级部门领导的工作意图，又要熟悉本地区，本单位工作存在的问题，要善于积累，勤于思考，深挖掘，精加工。
二要提炼，一方面要对信息内容进行提炼，提炼出有价值的东西。另一方面要对主题提炼，使主旨清楚，中心突出。
三是写作重点应放在写出这一经验的针对性前提，采取的做法和已经取得的效果。
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