2020年浙江自考《管理信息的收集与处理》章节试题：第8章

　　第八章 秘书参谋辅助与信息工作

　　(一)环境条件变化的信息获取与利用

　　1.(1)环境条件变化的特征信息的含义;主要指的是这次环境变化主要体现在哪些方面，变化前与变化后有哪些不同，本次环境与以前的环境变化有哪些区别，哪些联系。

　　(2)环境条件变化的发展趋向信息的含义;一是指组织运营的环境尚未发生明显的变化，但已经酝酿着某种变化，或者已经具有某种变化的征兆和动因，即将出现变化时，预计可能发生向何种方向变化的信息。二是指已经出现刚刚发生的变化，预计变化发展的总体方向、总体趋势和整体变化程度方面的信息。三是指其他国家、其他地区，其他单位在某种情况下、某个阶段发生的变化和影响，类比本单位、本地区的类似情况，类似阶段，分析可能出现的变化，获取参考，借鉴信息。

　　(3)环境变化的影响信息的含义。主要指的是环境发生的变化，对组织运转的诸要素已经产生或将要产生哪些方面的影响，影响的程度如何，可能出现哪些后果等。

　　2.(1)利用环境变化特征信息的要领;

　　①秘书人员必须深入实际，注重调查，客观分析，决不能唯书、唯上或仅凭主观臆断，更不能带有个人的目的、只有实事求是，科学分析，才能认识真相，把握规律，充分的发挥参谋作用。

　　②秘书人员既要协助领导避免主观片面性，又要时刻提醒自己，不要犯主观片面的失误。

　　③秘书人员分析处理信息，提供可行方案，既要敏捷迅速，又要正确可靠。

　　(2)利用环境发展趋向信息的要领及操作方法。

　　在实践中，秘书人员要准确客观地捕捉环境发展趋向信息。其一，环境发展趋向信息，并不是像一般表象信息那样直露地存在于社会环境中，而是深层次地隐藏在各种表象之下的推动环境变化的综合性动因及发展方向的信息;其二，环境发展趋向信息往往被一些假象所掩盖，若不能透过种种假象，抓住本质，就很难把握环境发展趋向;其三，环境发展趋向信息并不是静态地存在，而是在变化的环境诸要素中动态地流动，而且变化流动的速率是惊人的，稍有迟疑，这种趋向信息已变成了环境变化的事实。

　　3.(1)秘书人员运用环境条件变化的特征信息发挥参谋作用;

　　秘书人员一方面要以有效的信息资料，协助领导者尽快地完成适变的方案;另一方面，要将自己运筹设计的建议方案，提供给领导参考、选择，为领导者进行科学服务。

　　秘书人员必须尽力地辅助领导，分析处理信息，提供可行方案，既要敏捷迅速，又要正确可靠，只有这样，才能称得上尽职尽责的参谋助手。

　　(2)秘书人员运用环境条件变化的趋向信息发挥参谋作用。

　　一是要善于综合信息，要从各要素表象信息的全面分析处理中善于鉴别各种表象的真伪、虚实、主次，从事物发展的规律性和特征入手，抓住环境变化的本质。二是将及时收集的信息资料，既要做精细、周密、全面、深入的分析研究，又要作敏捷、快速、准确的处理和提供利用。

　　只要秘书人员在信息处理实践中勤于学习，勇于探求，积累经验，运用科学的方法，就能准确、迅速地把握住环境发展趋向信息，为领导决策提供高质量的服务。

　　(二)环境条件变化中要素分析信息

　　1.(1)环境变化中优势信息的内容;

　　一是指组织资源占有、配置各要素中原有的优势，在新的形势下更为有利，将取得更大发展的信息。

　　二是指组织结构、功能方面的优势在新的环境发展变化中将获得更好的条件，顺应环境的发展，组织结构功能方面的优势将发挥更大的潜能。

　　三是指在组织的资源、资源配置及结构功能诸要素中，有些因素原来并未显示出优势，有的甚至处于劣势，但在新的环境发展变化的影响下，这些原来不具优势的因素得到了得天独厚的发展条件，迅速地向优势转化。

　　四是指随着组织的相互影响，产生了一些因素。这些相关因素或存在于组织内部或存在于组织环境中，它们以新的活力对组织产生着积极的影响。

　　(2)环境变化中的劣势信息的含义;在环境变化中，往往会出现一些不利于组织生存发展的因素，这些因素若控制不住，调控不当，就会对组织生存发展造成障碍。这方面因素的信息即环境变化中的劣势信息。

　　2.(1)环境信息中机遇与风险的把握;

　　在实践中，机遇不是对任何人都能产生创造性的启发或突破性发展机会的。机遇只能使那些具有不断探求精神的人得到实惠。秘书人员在环境变化中，不仅要对组织与环境不断变化的各相关因素进行认真的观察分析，而且要锲而不舍地研究其相互的关系和联系，探求其中的特征规律，这样就可以从中发现某些有利于组织发展的机遇信息。

　　秘书人员通过对风险诸方面信息的了解和把握，协助领导制定看雨风险的对策，面对可能发生的各类风险，秘书人员要慎重对待，保持冷静，不予重视或惊慌失措都是不可取的。

　　(2)环境变化中优势信息的内涵;见(二)1.(1)。

　　(3)环境变化中劣势信息的内涵。

　　在实践中，酿成劣势信息有以下几种原因：

　　一是组织在资源占有和资源配置上原来就存在不足和弱点，在新的环境条件下，这种不足和弱点显得更为严重，可能酿成影响组织发展的主要问题和主要矛盾。

　　二是组织原有的功能结构中，已出现了与环境变化和形势发展不协调或不相容之处，若不及时发现并妥善处理，很可能酿成组织运转的严重危机。

　　三是组织运转的诸要素中，原来并非劣势要素，甚至是优势的要素，受环境变化的影响，正在或将要迅速变为劣势。

　　四是在环境变化中，会产生一些不利于组织发展的因素。

　　3.(1)机遇信息的发现与处理;

　　机遇常指那些偶然的、意外获得的、对解决某个问题有启发作用，或对组织发展提供良好时机和条件的发现和场合。

　　在实践中，机遇不是对任何人都能产生创造性的启发或突破性发展机会的。机遇只能使那些具有不断探求精神的人得到实惠。

　　在实践中，捕捉机遇信息往往需要从新的视角观察事物的发展变化，用新的思路思考各种问题。

　　(2)风险信息的处理与应用。

　　秘书人员在收集处理信息的工作中，要格外认真慎重对待风险信息。一是要及时准确发现各类风险发生的可能性及其影响面;二是要把握风险出现的时间和强度;三是要抓住风险的特征。

　　秘书人员慎重、冷静、准确地处理风险信息，提出低于风险的参谋建议，是作为领导参谋助手的应尽之责。

　　4.利用环境变化信息发挥应变参谋作用。

　　适变中除了要抓住环境变化的特征、影响和趋向等方面的信息外，特别要将环境的变化因素与组织功能、结构和运转中的相关因素及其已经发生或即将发生的变化紧密的联系起来，具体深入的分析研究组织功能、结构在新的形势下优势劣势的变化，以及变化总可能出现的机遇和风险。

　　(1)优势信息的获取与利用。

　　(2)劣势信息的处理。必须密切进行跟踪观察分析，确认其转化趋势后，立即向领导提出参谋建议。

　　(3)机遇信息的发现和处理。秘书人员在环境变化中，不仅对组合和环境中不断变化的各相关因素进行认真的观察分析，而且要锲而不舍的演讲其相互的关系和联系，探求其中的特征规律。

　　(4) 风险信息的处理和利用。

　　(三)发展需要信息与变革参谋

　　1.瓶颈性信息的理解。

　　组织运转是一个有机整体，往往一个或几个局部的滞后就会影响全局。秘书要善于从各个方面反映的信息中，探寻全局的发展的关键性要素和“瓶颈性”的局部。一般说来，在组织运转中已经发现了某些问题的情况下，造成滞后的局部和影响全局发展的“瓶颈”是不难找出的。秘书人员从信息工作中是可以发现这些薄弱环节的。发现这些薄弱环节后，再根据组织整体的需要与可能，提出建议方案供领导参考。

　　2.(1)潜能与活力因素信息的挖掘;

　　秘书人员在信息工作中，要善于发现那些完成任务游刃有余，有时甚至能超额完成任务的子系统局部。这些局部或子系统虽然暂时没有能带动整体的发展，但却充满生机和活力。秘书人员若能把这些充满活力的子系统或局部的新的做法、新的经验、新的思想及时加以总结，并提供给领导者，建议领导者加以采纳和推广，发挥这些充满活力的子系统的发展优势，制定全面改革调整的方案，以增强整个组织机体的发展活力。

　　(2)创新发展性群众智慧信息的收集与综合。

　　即使在长期停滞的组织内，群众中也蕴藏着强烈的发展愿望、丰富的兴利除弊的创新智慧和开拓进取的构想。秘书人员在办文、办会、办事的业务活动中，要留心收集整理这方面的信息;要通过调查研究，深入基层，有目的地收寻这方面的信息;要从信访接待、意见箱、建议簿、热线电话等联系群众的渠道中，收集这方面的信息资源。此外，秘书人员要商议把一些分散的，但十分有价值的信息加以综合处理，形成有情况、有分析、有对策研究系统的高层次管理信息。

　　3.创新发展性群众智慧信息收集处理的要领。见(三)2.(2)。

　　4.利用发展需要信息进行变革参谋。

　　在组织求变图发展的过程中，秘书人员的信息服务和参谋建议，对领导决策有着不可低估的作用。具体体现：

　　①探寻制约发展障碍的因素信息。②寻找发现有利组织发展富有潜能与活力的因素。③获取创新发展的群众智慧。

　　秘书人员一方面要及时、准确、有效地提供高质量的信息;另一方面要求充分利用这些信息，拟定建议方案，供领导者选择，充分地发挥辅助作用。

　　(四)决策论证补充优化信息

　　在领导决策形成前，秘书怎样为领导提供补充化信息

　　(1)正确决策意图的基础;(为形成正确决策意图提供信息依据。)决策意图的正确与否，取决于决策者对客观实际及其趋势和规律的认识理解和把握程度。

　　秘书人员应利用信息服务和提出参谋建议，既肯定总体意图的正确性，又帮助领导者进行补充和完善。这样，决策合理化和有效性就有了可靠的保证。

　　(2)决策意图形成的过程;(决策意图形成过程的信息辅助)秘书人员应以信息为依据，发挥参谋辅助作用，尽可能加速正确的决策意图的形成。

　　秘书人员既要提供可能出现的风险方面的信息，也要提供收益方面的信息和抵御风险有利条件方面的信息，供领导者全面思考;同时，还应通过信息综合和信息数据的统计测算，计算出比较具体的风险值和收益值，并提出抗御风险建议、提高收益的建议方案，给领导以协助和支持，加快决策意图的形成过程。

　　(3)秘书对决策意图形成的辅助。(形成方案中的信息辅助和服务。)围绕领导决策的正确思路和目标指向，协助领导者将初步决策的构想层层展开，使之明晰化、具体化、确定化系统化合可操作性。

　　秘书协助领导迅速形成多套可行方案，对加快决策进程是十分有利的。一是通过可行方案，领导可以了解到自己的决策意图具体化后会有哪些环节、哪些相关因素和限制因素，会遇到哪些问题和取得怎样的成效，从而正确认识自己的决策意图的正确性和可行性，更加清晰具体地进行决策思考。二是通过多套可行方案，领导的决策思考将由意向转为深入具体的运筹，更能坚定决策的信心;三是通过多套可行方案的选择，领导者对达到决策目标的途径更为明确。

　　(五)实施决策中的信息辅助

　　1.(1)信息反馈对决策指挥的依据作用;

　　秘书人员要通过各种信息渠道，及时收集反馈信息，敏锐地发现各种偏离决策方案的错误倾向。秘书人员在向领导传递反馈信息时，还应针对各种倾向，提出纠正偏差的参谋建议。实施决策的指挥和控制，是实现决策目标的保证，而秘书对执行情况的及时反馈及参谋建议，则是领导进行有效指挥和控制的不可缺少的重要环节。

　　(2)执行方案调查中的信息服务;

　　在实践中，无论决策方案如何周密完整，在执行过程中往往要对决策方案进行不同程度的、不同局部的调整。秘书人员做好决策执行的反馈信息工作，则有利于领导适时地、准确恰当地进行调整。

　　(3)加速实施过程中的信息服务。

　　决策实施的过程中，各执行系统在实践中很可能产生创造性的新经验、新思路或新方法。秘书人员若通过信息调研工作，将这些具有活力的经验、思路、办法收集起来，加以总结和升华，及时反馈给领导者，并建议采取具体措施加以推广，这对加速决策实施进程，取得更好的决策效果，无疑具有巨大的促进作用。

　　2.实施决策中的信息服务。见1.。

　　(六)管理的拾遗补缺信息

　　1.拾遗补缺信息的作用。

　　秘书作为领导者的参谋助手，处于组织管理的枢纽部位，经常与领导者一起工作，除了为领导者提供及时周到的公务服务外，对领导管理活动中随时可能出现的疏漏或偏差，能够及时发现，及时进行拾遗补缺，避免造成失误，这也是秘书应尽的重要职责。

　　2.(1)把握纵向信息进行拾遗补缺;

　　在纵向信息沟通过程中，秘书人员只要善于进行比较分析、深入研究，就可能发现组织管理中的某些局部的脱节交叉等问题，将这些有关情况提供给领导者，就能使之在萌芽状态得到及时解决，保持组织运转的系统稳定性，避免产生不良影响。

　　(2)把握横向信息进行拾遗补缺;

　　秘书人员从横向沟通信息和外部公众对组织的反映中，便于发现某些被领导者和有关管理人员忽视的问题，将这些问题向领导者或有关管理人员提出，并建议加以调整，就可以拾遗补缺。

　　(3)加强与领导沟通进行拾遗补缺;

　　秘书在进行公务服务的过程中，能广泛地接触实际，接触群众，能从很多具体事务中了解各方面的反映和意见，从而发现一些领导容易忽略的问题，秘书人员通过与领导之间的沟通，及时提醒领导加以重视，就有利于解决这些问题。

　　领导者在从事决策思考和处理重大问题时，由于注意力高度集中而忘记了某些具体事务。遇此情况，秘书人员可提醒领导按预定日程办事，避免遗忘。

　　(4)秘书利用信息进行拾遗补缺的便利条件。

　　①把握纵向信息进行拾遗补缺;②把握横向信息进行拾遗补缺;

　　③加强与领导沟通进行拾遗补缺。

　　3.秘书利用信息进行拾遗补缺的途径。

　　(1)在程序化的工作中拾遗补缺。从事办文办会等事务的秘书为领导工作服务的重要业务活动，是按程序进行的。

　　(2)在办事中拾遗补缺。细节小事，若遗忘疏漏，同样会对领导工作造成失误和损失。

　　(3)在随机事物处理中拾遗补缺。在处理突发事件和开展中心工作时，秘书处理协助领导处理突发事件或中心工作外，还要根据工作的需要和信息依据，发挥拾遗补缺的参谋作用。